⭕️ سطوح مختلف شکست کار

ساختارهای شکست کار به دو سطح اصلی تقسیم می‌شوند: سطح مدیریتی / سطح فنی؛ که هر کدام از آن‌ها خود دارای سطوح دیگری هستند.

شکستن تعداد سطوح ساختار شکست کار به اندازه پروژه و پیچیدگی های آن بستگی دارد و تا آنجا پیش می رود که نه بیش از حد ریز شود و نه آنقدر کم باشد که نتوان آن را کنترل کرد.

✅به مدرسه مدیریت پروژه بپیوندید👇
➡️@project_school

⭕️ چرخه عمر محصول (Product Life Cycle)

چرخه حیات محصول موضوعی است که مورد استفاده بسیاری از بازاریاب‌ها و مدیران کسب‌وکارها قرار می‌گیرد. چرخه عمر محصول نقش بسیار پررنگی در تعیین استراتژی‌ها ایفا می‌کند. همچنین از آنجایی که هر محصولی روزی افول پیدا می‌کند، می‌توانیم با دانش این حوزه، عمر محصول را تا حد ممکن بالا ببریم و آن را در بازار حفظ کنیم. شناخت چرخه عمر محصول به مدیریت پروژه های توسعه محصول و یا خلق محصولات جدید کمک فراوانی خواهد نمود و شناخت آن جز الزامات اولیه برای هر مدیر پروژه در این حوزه است. چرخه عمر محصول شامل چهار مرحله است که در هر یک از مراحل، استراتژی‌ها و برنامه‌های به‌خصوصی باید اتخاذ گردند.

📌مرحله معرفی محصول (Introduction)
در مرحله معرفی چرخه عمر محصول مدیران بازاریابی محصول باید محصول جدید خود را معرفی کنند درحالی‌که این محصول نسبتاً ناشناخته است و تولید آن اندک است و قیمت آن اغلب بالاتر است زیرا توزیع محدود است و تبلیغات شخصی است.


📌مرحله رشد چرخه عمر محصول (Growth)
اگر در مرحله رشد چرخه عمر محصول هستید، تبریک می‌گویم محبوبیت محصول شما در حال افزایش است! با افزایش سهم بازار، اکنون زمان آن فرارسیده است که اهداف خود را به‌منظور نفوذ و توسعه بازار متمرکز کنید. مانند ابلاغ مزایای محصول و ایجاد نام تجاری.

📌مرحله بلوغ چرخه عمر محصول (Maturity)
در این مرحله از چرخه عمر محصول، محصول با گزینه‌های ارزان‌قیمت رقابت می‌کند. توزیع زیاد می‌شود (همه‌جا در دسترس است) و تبلیغات بر تفاوت محصولات رقبا متمرکز است.

📌مرحله افول چرخه عمر محصول (Decline)
در این مرحله چرخه حیات محصول، این محصول با رسیدن به پایان عمر خود با رقبای کمتری روبرو می‌شود. ممکن است قیمت افزایش یابد و توزیع انتخابی شود زیرا برخی از توزیع‌کنندگان محصول را رها کرده‌اند. هدف تبلیغات یادآوری وجود آن به مشتریان است.

✅به مدرسه مدیریت پروژه بپیوندید👇
➡️@project_school

📚راهنمای مفهومی PMBOK 7
✍️تالیف نادر خرمی راد

✅ویرایش نخست: بهار ۱۴۰۲
انتشار رایگان توسط مهندس نادر خرمی راد
🌎 وب سایت: https://khorramirad.com

#مدیریت_پروژه

🆗 @pmbooks


دانلود 👇 ✔️ 👇

⭕️ تحلیل شکاف (GAP ANALYSIS)

در یک تعریف کلی، شامل مجموعه ای از تکنیک ها برای تحلیل شکاف (اختلاف) بین عملکرد و اهداف تعیین شده می باشد. مهمترین جنبه در تحلیل شکاف، این است که بدانیم دقیقا چه کاری باید در پروژه انجام شود و به چه دستاوری باید رسید؟

تصور کنید اخیراً از شما خواسته‌شده وضعیت رسیدگی به تماس‌ها را در مرکز تماس سازمان خود بهبود ببخشید. تعدادی راه‌حل در ذهن دارید. اما پیش از اینکه بهترین راه‌حل را انتخاب کنید، باید مشخص کنید که برای رسیدن به اهداف پروژه چه‌کاری واقعاً نیاز است انجام شود.

در اینجاست که تجزیه‌وتحلیل شکاف مفید واقع می‌شود. این تجزیه‌وتحلیل یک ابزار ساده است که به شما کمک می‌کند شکاف بین وضعیت موجود و وضعیت آینده را که می‌خواهید به آن برسید و اقداماتی که برای بستن این شکاف باید انجام شوند را شناسایی کنید. تجزیه‌وتحلیل شکاف زمانی مفید واقع می‌شود که در آغاز پروژه انجام شود. همچنین زمانی که می‌خواهید اقدامات لازم برای تحویل پروژه را شناسایی کنید، انجام این تجزیه‌وتحلیل ضروری است.

✅به مدرسه مدیریت پروژه بپیوندید👇
➡️@project_school

⭕️ پروژه‌هایی که برای مشتریان‌تان ارزش ایجاد نمی‌کنند را متوقف ‌سازید

در اغلب سازمان‌ها ممانعت از انجام یک پروژه و متوقف ساختن آن، همراه با احساس شکست است. فرد مسئول آن پروژه ریسک‌های از دست دادن جایگاه شغلی، منابع و گاهی اوقات شغلش را دارد. اما در سازمان‌هایی که واقعا به عدم قطعیت اعتقاد دارند، متوقف ساختن یک پروژه نشانه ای از موفقیت است. این موضوع بدان معناست که شما پذیرای احتمال تغییر در مشتریان و یا بازارتان هستید و منابع اضافی برای چیزی که می‌دانید دیگر موفق نخواهد شد را به هدر نخواهید داد، آنگاه در مسیر صحیح ساختن یک سازمان واقعا چابک قرار دارید. برای حفظ این شرایط:

✔️ مدیران تیم‌ها و پروژه‌هایی که شجاعت کافی برای انطباق با شرایط جدید و متعاقبا تغییر مسیر یک پروژه در حال اجرا را دارند، شناسایی و از آنها تجلیل کنید.

✔️ مطمئن شوید که موفقیت هر پروژه نه فقط با معیارها و شاخص‌های عملیاتی (مانند "سر وقت" یا "مطابق بودجه")، بلکه با ارزشی که برای مشتریان فراهم می‌کند نیز سنجیده می‌شود.

✔️ پرونده پروژه‌هایی که متوقف شده‌اند و دلیل توقف آنها را ثبت و نگهداری کنید.

✅به مدرسه مدیریت پروژه بپیوندید👇
➡️@project_school

⭕️ مدیر محصول و مالک محصول

✅ وظایف مدیر محصول:
🔘 با انجام تحقیقات کاربر و رونمایی از بینش‌های مهم، نیازهای کاربران را کشف می‌کند.
🔘چشم انداز و استراتژی بلند مدت محصول را ایجاد می‌کند.
🔘تیم را در مورد یک نقشه راه محصول منسجم هماهنگ کند.
🔘 ویژگی‌هایی را در محصول به کار ببندد که باعث رضایت مشتریان می‌شود.
🔘تیم، شرکا و ذینفعان خارجی را برای اطمینان از همسویی در مورد استراتژی و جهت کلی محصول، قانع کند.

✅ وظایف مالک محصول
🔘 تنها شخصی است که مسئولیت محصول عقب مانده را بر عهده دارد.
🔘 دردسرها و مشکلات مشتری را به داستان‌های قابل استفاده کاربر تبدیل می‌کند، داستان‌های کاربر را در اولویت قرار می‌دهد و داستان‌های کاربر را در پس زمینه محصول مرتب می‌کند.
🔘 فرآیندهای تولید را می‌سازد و اولویت‌بندی می‌کند تا اطمینان حاصل شود که تیم توسعه نسبت به انجام کار بعدی آگاهی کامل دارد.
🔘در کلیه جلسات چابک و اسکرام شرکت می‌کند تا اطمینان حاصل کند که کار توسعه با نقشه راه تعیین شده توسط مدیر محصول مطابقت دارد.
🔘 صدای مشتری را به تیم توسعه انتقال می‌دهد.

✅به مدرسه مدیریت پروژه بپیوندید👇
➡️@project_school

✔️ تکنیک های برنامه ریزی و کنترل پروژه : مدل آبشار

رویکرد آبشار یک رویکرد متوالی برای مدیریت پروژه ها را نشان می دهد. بعد از اینکه ذینفعان و مشتریان در مورد الزامات پروژه توافق کردند و آن را مستند کردند ، آن را به صورت مرحله به مرحله اجرا می کنند تا اینکه به پایان برسد. پس از آن ، مشتری پروژه را بررسی می کند تا از مطابقت با شرایط مورد نظر اطمینان حاصل کند. بعضی از پروژه ها به مرحله نگهداری پس از تولید نیاز دارند ، به عنوان مثال. پروژه های نرم افزاری ، جایی که مشتری اشکالات را گزارش می کند و برای اطمینان از عملکرد و موفقیت پایدار پروژه ، ویژگی های جدیدی را درخواست می کند.

معمولاً مدل ترجیح داده شده برای مدل آبشار ، نمودار گانت است که همزمان با طی چرخه عمر پروژه ، کارهای فرعی ، وابستگی ها و مراحل پروژه را تجسم می کند.

برای پروژه های کوتاه و ساده با دستورالعمل های روشن که برای اطمینان از موفقیت پروژه نیاز به یک ساختار دقیق کاری دارند بهترین عملکرد را دارد.

✅به مدرسه مدیریت پروژه بپیوندید👇
➡️@project_school

⭕️ کلیدی ترین ابزارهای ارتباطی مدیریت پروژه ها

بعضی از مدیران پروژه میخواهند میزان استفاده از ابزارهای ارتباطی را به حداقل برسانند، از این رو، مطالب زیر کمک زیادی به این مدیران خواهد نمود. این موارد، حداقل ابزارهای ارتباطی ضروری برای پروژه شماست نه همه آن. با این ابزارها شما میتوانید شروع خوبی در مدیریت یک پروژه داشته باشید. در ادامه مقاله خواهید دید که چرا این موارد بسیار مهم هستند.

👈 چارت سازمانی پروژه (Project Organization Chart)
هر مدیر پروژه ای نیاز دارد ابزاری برای تشخیص افراد در پروژه داشته باشد. جایگاه افراد در پروژه معمولا مورد سوال قرار می گیرد و شما به وسیله چارت سازمانی میتوانید تشخیص دهید که چه شخصی مسئول انجام چه کاری در پروژه است.

👈 چارت چرخه ارتباطات (Circle of Communication Chart)
اگر شرکت یا سازمان شما با چارت های سازمانی که مدیر پروژه در راس آن قرار دارند موافقت نمیکند، چارت دایره ای ارتباطات جایگزینی بسیار مناسب برای شماست. بعضی سازمان ها به شما اجازه نمیدهند چارت سازمانی تشکیل دهید، در این موارد بهتر است از چارت دایره ای ارتباطات استفاده نمایید.

👈 ماتریس الزامات ارتباطی (Communication Requirements Matrix)
ماتریس الزامات ارتباطی، ابزاری است برای ثبت نمودن مکالماتی که مدیر پروژه با افرادی که وظایفی را در پروژه برعهده دارند برقرار میکند. برای مثال، زمانی که مدیر پروژه با مشتری درباره گزارشات مختلف مربوط به پروژه صحبت میکند، این مکالمه را در ماتریس الزامات ارتباطی ثبت میکند.

👈 ماتریس گزارش نقش (Role Report Matrix)
ماتریس نقش گزارش تعیین میکند که چه کسی در چه زمانی چه گزارشی را دریافت کند. به منظور مشخص نمودن اینکه چه کسی گزارش های وضعیت، گزارش های مالی و یا خبرنامه را دریافت کند، ماتریس نقش گزارش بهترین ابزار است. اگر مدیران پروژه زمانی صرف تعیین و ثبت این اطلاعات کنند، میتوانند در ارتباطات موثر گام مهمی بردارند.

👈 تقویم پروژه (Project Calender)
تقویم پروژه یکی از مهمترین اسناد پروژه است. بهتر است هیچ پروژه ای را بدون تقویم پروژه شروع نکنید زیرا یکی از اصلی ترین عوامل موفقیت پروژه است. پروژه همانطور که شما به آن فکر میکنید شکل میگیرد. پروژه مانند تقویمی است که شما رویداد های اصلی را در آن ثبت میکنید. رویداد های اصلی مانند شروع جلسات و نقاط عطف پروژه باید در تقویم پروژه یادداشت شوند.

👈 ایجاد تقویم گزارش پروژه (Project Report Creation Calendar)
یکی از مزایای ابزار ایجاد تقویم گزارش پروژه، آگاهی از زمان تهیه گزارش های پروژه است. اگر برای تعیین و ثبت دقیق زمان تهیه و ارسال گزارش ها وقت صرف نکنید، نمیتوانید به موقع پروژه را تحویل دهید. تمامی کارهایی که باید در پروژه مدیریت کنید را به خاطر بیاورید، حال استفاده از ابزاری را تصور کنید که زمان دقیق ارائه گزارش ها در هر هفته، هر ماه و هر فصل به وسیله آن ثبت میگردد. معمولا مدیران حرفه ای در ابتدای پروژه از ابزار ماتریس نقش گزارش استفاده میکنند و پس از مدتی با استفاده همزمان از هردو ابزار ذکر شده، ابزار ارتباطی قدرتمندی در دست خواهند داشت.

👈ساختار شکست کار ( Work Breakdown Structure – WBS)
ساختار شکس کار یا WBS یکی از مهمترین ابزار ارتباطی برای هر پروژه ای و در هر اندازه ای است. مدیران پروژه باید از مجهز بودن پروژه به این ابزار اطمینان حاصل کنند و مرتبا از آن بهره مند شوند. WBS بهترین ابزار تصویری برای ثبت محدوده و محنوای پروژه است و اگر کاری در آن ثبت نشده است پس در محدوده و محتوای پروژه نیست. به همین سادگی.

👈 نمودار پراکندگی (Scatter Chart)
نمودار پراکندگی به دلایل متفاوتی ممکن است در پروژه استفاده شود. از این ابزار در مواردی استفاده میشود که مدیر پروژه باید اطلاعات یا داده هایی را گزارش دهد. نمودار پراکندگی یک ابزار قدرتمند برای مدیران پروژه است. اگر میخواهید داده ها یا اطلاعاتی از جنس عدد و را گزارش دهید استفاده از نمودار پراکندگی بهترین ابزار است.

👈 خبرنامه پروژه (Project Newsletter)
خبرنامه پروژه ابزاری است که به نظر میرسد این روزها به اندازه کافی به آن بها داده نمیشود با این وجود که یکی از مهمترین ابزاری است که هر مدیر پروژه میتواند از آن بهره مند شود. این ابزار میتواند هم وضعیت پروژه و هم افراد را به خوبی مدیریت کند. خبرنامه پروژه تنها یکی از ابزاری است که به شما کمک میکند مسائل کاری را با مسائل شخصی در کنار هم داشته باشید. قدرت این ابزار را دست کم نگیرید و از همین حالا برای استفاده از آن اقدام کنید.

✅به مدرسه مدیریت پروژه بپیوندید👇
➡️@project_school

⭕️ چرا پروژه را فاز بندی میکنیم ؟
✍️ مهدی معینی

تعریف فاز بر اساس استاندارد PMBOK® :

به مجموعه ایی از فعالیتهای پروژه که به صورت منطقی با هم در ارتباط هستند و با انجام آن فعالیتها یک یا چند محصول و یا خدمت قابل تحویل ارائه گردد فاز می گوییم.

واضح است که به هیچ عنوان نمیتوان کلیه جزئیات و پروژه را با دقت بالا از ابتدا تا انتها پروژه به صورت یکباره برنامه ریزی کرد و تا انتها مطابق برنامه اولیه پیش رفت بلکه همواره پروژه به روش پیشرفت تدریجی یا Progressive Elaborate برنامه ریزی و اجرا میشود. رویکرد برنامه ریزی Progressive Elaborate به این معناست که برنامه ریزی پروژه یک فعالیت یکباره و در ابتدای کار نیست و همواره باید با برنامه بروز و هماهنگ با عملکرد تیم پروژه، مسیر حرکت پروژه را اصلاح کرد.

مطابق چرخه دکتر دمینگ در واقع برنامه ریزی، اجرا، کنترل و اقدام اصلاحی به صورت متوالی و پشت سرهم و چندین بار در طول پروژه اتفاق خواهد افتاد.

به عنوان مثال شروع پروژه مانند شروع حرکت در مسیری پر از مه است که فقط فاصله اندکی جلوتر از ما قابل دیدن است و به همان اندازه هم برنامه ریزی با جزییات انجام میشود و با حرکت به جلو جزییات بیشتری آشکار میشود و برنامه ریزی دقیق تری انجام میشود و البته همواره مسیر اصلی و اهداف اصلی مشخص هستند و مسیر حرکت را اصلاح میکنند.

لازم به ذکر است در پروژه هایی که زمان کوتاهی دارند و یا دستاوردهای پروژه قابل تفکیک و جداسازی نیست بهتر است فازبندی انجام نشود و پروژه در یک فاز انجام گیرد. ولی اگر پروژه های بلند مدت را فاز بندی نکنیم در برنامه ریزی و اجرا به مشکلات متعددی مانند انحراف شدید از برنامه اولیه و تغییر چند باره خط مبنای پروژه (Baseline) پروژه برخورد خواهیم کرد. و در واقع فاز بندی پروژه را به قسمتهای کوچکتر و قابل مدیریت تر تقسیم کرده است که برنامه ریزی و کنترل را سهل تر مینماید.

چرا به نقطه پایان هر فاز و شروع فاز جدید و چرا در هر فاز پروژه باید تمامی گروههای فرآیندی اجرا گردند؟
شاید به یاد بیاورید پروژه هایی را که در سازمانها شروع میشوند و بنا بر دلایلی در میانه راه بدون هیچ دستاوردی متوقف میشوند و از آن پروژه ها فقط لیستی از هزینه های تحمیل شده به سازمان باقی میماند و یا پروژه هایی که در سازمانها در حال اجرا هستند و از منابع سازمان به مدت طولانی استفاده میکنند ولی در حال حاضر با استراتژی ها و سیاست های سازمان تضاد دارند و توقف این گونه پروژه ها مفید تر از ادامه آنهاست.

راهنمای ®PMBOK راه حل فاز بندی پروژه را جهت جلوگیری از ایجاد وضعیت های مشابه، وضعیت فوق ارائه میدهد و بر اجرای کلیه گروههای فرآیندی در تمامی فازها اصرار دارد. به طور مثال یکی از کارهای ابتدایی و آغازین پروژه صدور “منشور پروژه” (Project Charter) است، که به منزله تایید رسمی پروژه توسط سازمان و حکم مدیر پروژه می باشد و به پروژه رسمیت میدهد مطابق سطور فوق می بایست در ابتدای هر فاز مجددا منشور پروژه صادر شود و به تایید ذینفعان کلیدی پروژه برسد . اجرای این نکته ساده در پروژه ها و در ابتدای هر فاز در صورت لزوم باعث جلوگیری از ادامه پروژه های غیر ضروری و مخالف اهداف استراتژی های سازمانی خواهد شد و در صورت صدور منشور پروژه (Project Charter) جلب تعهد و حمایت مدیریت ارشد را در پی خواهد داشت که در روند اجرای پروژه تاثیر به سزایی دارد. به همین دلیل که امکان دارد شروع فاز جدید پروژه با عدم تایید سازمان به نقطه پایان پروژه تبدیل شود به این نقطه “کیل پوینت” (Kill Point) گویند. و همچنین در صورت تصمیم بر توقف پروژه به هر دلیلی در پایان فاز می بایست کلیه فرآیندهای اختتامیه برای آن فاز انجام گیرد یعنی به طور مثال کلیه دستاوردهای پروژه به صورت رسمی تحویل شود و اسناد مدارک لازم تهیه شود و “درسهای آموخته” (Lesson Learned) نیز ثبت شود. تا در صورت ادامه پروژه در آینده و فاز بعدی بتوان ازاین دستاوردها استفاده کرد و یا با رویکرد (Progressive Elaborate) کل پروژه را برنامه ریزی نمود.

✅به مدرسه مدیریت پروژه بپیوندید👇
➡️@project_school

⭕️ اصل ۵W2H

طبق این اصل پس از طرح یک سری پرسش، مدیر آشنایی بیشتری با پروژه پیدا می کند:
۱) پرسش Why: چرا این پروژه کاربرد دارد؟
۲) پرسش What: چه کارهایی باید انجام شود؟
۳) پرسش When: کی
۴) پرسش Where: کجا
۵) پرسش Who: چه کسی
۶) پرسش How: از چه فرآیندها، تکنیک ها و تکنولوژی هایی استفاده خواهیم کید؟
۷) پرسش How Much: از هر منبع به چه میزان لازم است؟


بر اساس این اصل، عواملی که موجب شکست پروژه می شوند عبارتند از:
📌 عدم تشخیص نیازهای مشتری
📌 بروز نشدن مدیر
📌 مدیریت ضعیف تغییرات
📌 تغییر تکنولوژی
📌 تغییر نیازهای مشتری
📌 مشخص نبودن مهلت ها
📌از بین رفتن حمایت حامیان
📌فقدان افراد با مهارت
📌 اجتناب از به کار گیری درس های آموخته شده

✅به مدرسه مدیریت پروژه بپیوندید👇
➡️@project_school

🏛 مدیر پروژه و کارشناسی فنی
📚از کتاب PMBOK® Guide 7th ed. Underneath the Surface
نوشته نادر خرمی راد

این یک نگرانی است که ممکن است به عنوان مدیر پروژه منصوب شوید و دارای دانش فنی در زمینه آن پروژه هم هستید. خب چه کاری باید انجام بدید؟

تنها کاری که می توانید انجام دهید این است که از آن آگاه باشید و بین جنبه های فنی و مدیریتی خط بکشید و اصلا خود را درگیر جنبه های فنی نکنید.

یکی از مدیران پروژه بزرگی که من می شناسم، یک معمار بود که روی پروژه های ساختمانی کار می کرد . در یکی از جلسات، دو شرکت درگیر در پروژه در مورد طراحی معماری یک منطقه با هم اختلاف نظر داشتند و در مورد آن با هم بحث می کردند. ناگهان یکی از آنها از مدیر پروژه پرسید که در مورد آن چه فکر می کند، زیرا بالاخره او یک معمار هم بود.

او پاسخ داد: «من به عنوان یک معمار اینجا نیستم، بلکه به عنوان یک مدیر پروژه هستم. به عنوان یک مدیر پروژه، می‌توانم به شما بگویم که این یک تصمیم مهم است و می‌خواهم از شما بخواهم که در روزهای آینده یک جلسه داشته باشید، همه جوانب را بررسی و مستند کنید، تصمیم بگیرید و گزارشی در مورد آن برای من ارسال کنید. بهتر است تصمیم را تا پایان هفته نهایی کنیم، زیرا در غیر این صورت در پروژه خود با تاخیر مواجه خواهیم شد. بریم سراغ موضوع بعدی؟»

اگر نقش مدیریت پروژه را قبول دارید، باید انضباط ذهنی داشته باشید تا مانند او عمل کنید!

✅به مدرسه مدیریت پروژه بپیوندید👇
➡️@project_school

✅نحوه پیاده سازی Agile برای اولین بار

1️⃣ تیم پویا خود را جمع آوری کنید
اعضای تیم را همسو با محدوده پروژه انتخاب کنید و آنها را در چارچوب چابکی انتخابی خود آموزش دهید. به یاد داشته باشید، Agile در تصمیم گیری مشارکتی پیشرفت می کند، بنابراین درگیر کردن زودهنگام تیم شما بسیار مهم است. نقش ها، مسئولیت ها را تعیین کنید و کارگاه های عملی برگزار کنید تا مطمئن شوید همه در یک صف هستند.

2️⃣ نقشه راه چابک یا بک لاگ محصول خود را بسازید
دموکراسی کلیدی است! نقشه راه چابک شما باید اهداف پروژه در سطح بالا را منعکس کند. کارکنان خط مقدم که روزانه با مشتریان در تعامل هستند را درگیر کنید - بینش آنها بسیار ارزشمند است. این رویکرد مشترک دیدگاه های متنوع را تضمین می کند و پایه و اساس یک سفر موفق چابک را تنظیم می کند.

3️⃣ نیازهای اولیه را با ورودی دقیق کشف کنید
به کارشناسان حوزه خود گوش دهید! فرقی نمی‌کند این «بک لاگ محصول» اسکرام باشد یا رویکرد دیگری، تیم خود را در تقسیم پروژه به محصولات کوچک‌تر و کاربر محور مشارکت دهید. این مرحله برای درک سلسله مراتب ایده آل اهداف و نقاط عطف بسیار مهم است.

4️⃣ اولین چرخه توسعه را آغاز کنید
سرعت و سازگاری در هسته چابکی است. به‌جای پیش‌بینی هر نیاز، بر برنامه‌ریزی یک «ارائه محصول» قابل دستیابی تمرکز کنید که بینش‌هایی را در مورد محدوده پروژه ارائه می‌دهد. اجازه دهید تیم شما به سرعت وارد عمل شود و فلسفه چابک را برای انطباق با نیازهای در حال تغییر بپذیرد.

5️⃣ مرور، تکرار، تکرار!
تکمیل چرخه اول پایان نیست. این یک ایست بازرسی برای تأمل است. پیشرفت خود را مرور کنید، تغییرات در حوزه، اولویت های مشتری و وابستگی های کار را در نظر بگیرید. نسخه بعدی خود را برنامه ریزی کنید و آن را تکرار کنید. طبیعت پویا Agile را بپذیرید، جایی که بهبود مستمر یک هنجار است.

🚀 آماده پذیرش طرز فکر چابک هستید؟ سفر چابک شما با یک تیم مشارکتی، یک نقشه راه کاربر محور، بینش متخصص، چرخه های توسعه تکراری و تعهد به بهبود مستمر آغاز می شود.

✅به مدرسه مدیریت پروژه بپیوندید👇
➡️@project_school

✔️ شفافیت پروژه

شفافیت پروژه یعنی این که بدانید برای کل پروژه یا هر بخش از آن، در هر نقطه ای از زمان، تحت هر شرایطی و با هر جزییاتی چه اتفاقی در حال رخ دادن است، چه زمانی به چه چیزهایی نیاز است، چه منابعی در پروژه استفاده می شود، چه مسائل و ریسک هایی بر پروژه اثر می گذارند، چه هزینه هایی برای طرح ریزی و زمان بندی بر پروژه تحمیل می شود و…


✅ شش شیوه بهبود شفافیت پروژه:

📌 برگزاری جلسه آغاز پروژه: برگزاری این جلسه با حضور تمام افرادی که در پروژه درگیر هستند کمک می کند تا همه آن ها به یک دیدگاه مشترک برسند. همه افراد را تشویق کنید تا پیش از شروع کار، همه ی پرسش هایشان درباره ی پروژه را مطرح کنند.

📌 مستند سازی پروژه: این اسناد باید جزییات پروژه را برای افرادی که بعدا به پروژه می پیوندند توضیح دهند و فرآیند های مختلف پروژه را تشریح نمایند. هیچ نکته ای نباید ناگفته باقی بماند. این کار به خصوص برای پروژه های بلند مدتی که جابجایی های بزرگی در اعضای تیم ها دارند حایز اهمیت است.

📌 درخواست گزارش بروزرسانی پروژه: مطمئن شوید که هر کسی گزارشی از پیشرفت پروژه ای که روی آن کار می کند ارائه دهد. اغلب اوقات اگر پروژه خوب پیش نرود افراد از ارائه گزارش وضعیت جدید احساس شرمساری می کنند اما این می تواند منجر به مسائلی حل نشدنی گردد.

📌 استفاده از ابزار های تحت وب: استفاده از این ابزارها یک راه عالی برای ثبت مستندات، نتایج سایر پروژه ها، مدیریت تیم، پیگیری و بررسی پیشرفت پروژه است.

📌 برگزاری جلسات هفتگی تیم ها: ارتباطات مهمترین عنصر شفافیت پروژه است. برگزاری جلسات منظم امکان توضیح و حل مسائل را فراهم می کند.

📌 آموزش پیوسته و مرتبط: یک نیروی کار به خوبی آموزش دیده که فرآیند های گوناگون پروژه را مثل کف دستش بشناسد هر چیزی را در مسیر درستش حفظ می کند. برای توسعه فردی می توانید از رویکرد REP استفاده کنید: تحقیق، اجرا وکالبد شکافی (Research, Execute, and Post-Mortem).

✅به مدرسه مدیریت پروژه بپیوندید👇
➡️@project_school

🍎 تفاوت های مدیریت پروژه چابک با مدیریت پروژه سنتی

✅ در مدیریت پروژه چابک، مدیر پروژه ایی تنها وجود ندارد، اما در روش های سنتی این موضوع به وضوح دیده می شود.

✅تیم پروژه در مدیریت پروژه چابک، معمولاً در یک جا و به صورت دو به دو می نشیند و کار می کنند، اما در سایر روش ها، تیم پروژه در موقعیت های مختلف و در جاهای مختلف مشغول به کار هستند.

✅در مدیریت پروژه چابک، کل تیم مسئول شکست یا موفقیت پروژه هستند؛ اما در مدیریت پروژه سنتی، مدیر پروژه، تنها مسئول همه ی ابعاد پروژه است.

✅ در مدیریت پروژه چابک، حجم زیاد مستندات وجود ندارد، که اغلب این حجم از اطلاعات کاربردی به صورت عملی نداشته است.

✅ در مدیریت پروژه چابک تغییر موضوع مهمی برای همه افراد بوده و این درحالی است که در مدیریت پروژه سازمانی از تغییر دوری می کنند.

✅در مدیریت پروژه چابک، مشتری یکی از ارکان تیم پروژه است، و نیازمندی هایش در هر مرحله، دوباره تحلیل و الویت بندی می شود.

✅در مدیریت پروژه چابک، تعامل و کار تیمی بر پایبندی به دستورالعمل ها و روش های فردی ارجحیت دارد.

✅به مدرسه مدیریت پروژه بپیوندید👇
➡️@project_school

⭕️ مستندسازی، اشتراک و پیاده سازی تجربیات؛ رمز موفقیت پروژه ها

گردآوری، مستندسازی و مهمتر از آن استفاده از تجربیات یکی از مهمترین ویژگی‌ها و دست آوردهای بشر است. این اصل در پروژه ها نیز جاری است. محیط پویای پروژه ها، آن ها را به بستری حاصلخیز از دانش و تجربه تبدیل کرده است. از این رو ایجاد یک مدل که بتوان تجربیات پروژه ها را به خوبی مستند کرد، آنها را به اشتراک گذاشت و سپس استفاده نمود رمز موفقیت است . برای ساخت یک سیستم جهت بهره مندی از تجربیات توجه به موارد زیر سودمند است:

🔹توجه بیشتر به تجربیات در فاز آغازین و برنامه ریزی پروژه ها
🔹توجه به گردآوری و جمع بندی تجربیات در فاز پایان پروژه
🔹تدوین و بروزرسانی مداوم روش ها و دستورالعمل ها و پیروی مداوم از آنها
🔹انتقال نظام مند افراد دارای دانش از یک پروژه به پروژه دیگر
🔹پرهیز از فراموشی ابزارهای خوب که در گذشته نتایج مثبت به همراه داشته اند
🔹کمک گرفتن از ساختارهای تسهیل کننده یادگیری
🔹نظام های انگیزشی و پرهیز از اقدامات ضد انگیزشی

✅به مدرسه مدیریت پروژه بپیوندید👇
➡️@project_school

✅ یک بودجه ریسک واقعی در برنامه خود بسازید
منبع: صفحه لینکداین PMI

اکثر مدیران پروژه در ابتدا فهرستی از خطرات و احتمالات بالقوه تهیه می‌کنند و سپس به جلو حرکت می‌کنند. یک گام مهم که اغلب نادیده گرفته می‌شود، ایجاد یک بودجه ریسک واقع‌بینانه است. این موضوع اغلب منجر به کمبود منابع یا زمان کافی برای مقابله صحیح با خطرات پس از وقوع آنها می‌شود.

بودجه ریسک را می‌توان به چهار دسته عمده تقسیم کرد:

1. اجتناب یا Avoidance: اقداماتی که برای جلوگیری از وقوع یک خطر انجام می‌شود. این نیاز به برنامه‌ریزی اولیه دارد، زیرا بسیاری از استراتژی‌های اجتناب باید درست قبل از شروع پروژه اجرا شوند. ممکن است برای شناسایی گزینه‌های جایگزین، مذاکره در مورد شرایط مختلف قرارداد و انتخاب فناوری‌ها یا رویکردهای خاص، بودجه مورد نیاز باشد.

2. کاهش یا Mitigation: اقداماتی که برای کاهش احتمال وقوع خطر یا تأثیر آن در صورت وقوع انجام می‌شود. کاهش شامل اقدامات پیشگیرانه و پیش‌نگرانه در طول عمر پروژه است.

3. شناسایی/محرک یا Detection/Triggering: اقداماتی که برای تعیین احتمال وقوع خطر یا اینکه آیا خطر قبلاً رخ داده است انجام می‌شود. شناسایی یا تحریک تکنیکی برای تعیین احتمال وقوع خطر و تأثیر بالقوه آن است. اغلب این آزمایش را می‌توان فقط قبل از زمانی که احتمال وقوع خطر وجود دارد، آغاز کرد.

4. بودجه ذخیره یا Contingency: اقداماتی که برای رسیدگی به نتایج پس از وقوع یک رویداد ریسک انجام می‌شود. اجرای یک استراتژی احتمالی اغلب پرهزینه‌تر از سرمایه‌گذاری در اجتناب یا کاهش و شناسایی است. هر چه سرمایه‌گذاری در پیشگیری بیشتر باشد، هزینه ریسک کمتر می‌شود.

نکته کلیدی در این دسته‌بندی، اجتناب از تخصیص درصدی از بودجه پروژه برای ریسک است. در عوض، باید به درستی برآورد و بودجه برای اقدامات اجتنابی، کاهشی، محرک و احتمالی را انجام داد.

در نهایت، این بودجه ریسک باید با طرح پروژه شما ادغام شود. بسیاری از مدیران پروژه جدا از بقیه پروژه، فایل، ابزار و فرآیند جداگانه‌ای برای مدیریت ریسک دارند. در نتیجه، طرح‌های ریسک اغلب فراموش می‌شوند، بی‌اثر می‌شوند یا فقط برای اهداف اداری استفاده می‌شوند و نمی‌توانند ابزار مدیریت مفیدی باشند. علاوه بر این، زمانی که به طرح پروژه متصل می‌شود، احتمال کاهش بودجه ریسک کمتر است.

✅به مدرسه مدیریت پروژه بپیوندید👇
➡️@project_school

✅ هفت متودولوژی محبوب در مدیریت پروژه

✅به مدرسه مدیریت پروژه بپیوندید👇
➡️@project_school

⭕️ کنترل پروژه، فقط کنترل برنامه‌ی زمان‌بندی نیست!!

کنترل پروژه فرآیند نظارت و تعیین و تنظیم میزان پیشرفت پروژه است تا اطمینان حاصل شود که پروژه در مسیر تعریف شده باقی می‌ماند و اهداف و مقاصد خود را برآورده می‌کند. اجرای کامل و اثربخش کنترل پروژه نیازمند 4 مرحله است:
مرحله اول: مشخص کردن شاخص‌های کنترل پروژه
مرحله دوم: رصد کردن پروژه
مرحله سوم: تهیه‌ی گزارش
مرحله چهارم: اصلاح و اقدامات اصلاحی
اما در مرحله ی اول(تعریف شاخص ها)، شاخص زمان فقط یکی از جنبه ها و معیار‌های کنترل و پایش پروژه می‌باشد، و برای آنکه پروژه را به صورت موثر و از تمام جنبه‌ها تحت کنترل داشته باشیم، می‌بایست در 6 بعد دیگر هم شاخص‌هایی برای کنترل و ارزیابی تعریف کنیم.

7 بعد و شاخص‌های قابل تعریف، به شرح ذیل می‌باشد:
1- شاخص‌های مربوط به محصول و اقلام قابل تحویل پروژه
مثال: تعداد و منبع نقص‌های مشاهده شده و یا معیارهای عملکرد فنی محصول
2- شاخص‌های مربوط به تحویل خدمت و محصول به مشتری
مثال: کار در حال انجام و یا اتمام یافته - زمان تحویل و میزان انحراف از آن - کارایی فرآیندها
3- میزان انحراف از خطوط مبنا (baseline)
مثال: شاخص عملکرد زمانبندی SPI(Schedule Performance indicator)
شاخص عملکرد هزینه CPI(Cost Performance Index)
سنجش velocity در طول اسپرینت‌های یک پروژه اجایل
4- شاخص‌های مربوط به منابع پروژه
مثال : مقایسه هزینه برنامه ریزی شده برای منابع و هزینه واقعی منابع
5- شاخص‌های مربوط به ارزش‌های کسب و کار (business value)
مثال: شاخص بازگشت سرمایه(ROI) و یا نسبت هزینه به منافع(B/C)
6- شاخص‌های مربوط به رضایت ذی‌اثران
مثال: امتیاز خالص ترویج دهنده NPS(Net Promoter Score)
شاخص سنجش روحیه افراد تیم(Mood Board)
7- شاخص‌های پیش بینی پروژه
مثال : تخمین هزینه در زمان تکمیل پروژه EAC(Estimate At Completion)
بی شک کنترل زمان‌بندی پروژه یکی از مهمترین پایش‌ها در پروژه می‌باشد، اما غفلت از سایر جنبه‌ها منجر به عدم ارزیابی کامل و جامع پروژه خواهد شد، به عنوان مثال عدم ارزیابی شاخص‌های مربوط به business value در Phase Gate های معین می‌تواند منجر به ادامه‌ی سرمایه‌گذاری در پروژه‌ی ناسودده شده و فقط مقدار Suncked Cost را زیاد کند و در واقع این کار شرط‌بندی روی اسب بازنده است، حتی اگر این پروژه از بعد زمان‌بندی مطابق برنامه پیش برود.

✅به مدرسه مدیریت پروژه بپیوندید👇
➡️@project_school