Что такое инфопространство, зачем его организовывать и как это сделать 📱

Информационное пространство ➡️компьютер, смартфон, облачное хранилище или внешний физический накопитель и все их содержимое, поступающее из интернета и созданное нами самостоятельно.

Что такое организация инфопространства?

Избавление от ненужных данных и создание удобной системы хранения нужной информации - наведение порядка, как дома в вещах, когда все по полочкам и всегда знаешь, где что лежит.

Основные проблемы инфопространств:

✔️беспорядок не мозолит глаза - его как бы и нет, а он есть:)

✔️захламленность: дубликаты файлов, неактуальные файлы, тяжелые, не разобранные фото и видео, множество сохраненного в “избранном” в мессенджерах и соцсетях

✔️сложная система хранения, из-за которой не всегда понятно, куда и что складывать, возникают дубликаты, и неизвестно, где искать

✔️”горячие точки”, где скапливается множество не рассортированных документов: папка “загрузки”, почтовый клиент, рабочий стол, “избранное” в телеграме

✔️непонятные/нелогичные наименования файлов

✔️нет привычки разбирать данные регулярно, хранение “на всякий случай” и т.д…

Основные принципы организации инфопространств:

1️⃣зонирование: каждому пользователю компьютера, если их несколько, в т.ч. дети-школьники и старше, - свой профиль. это и конфиденциальность, и безопасность (защита от случайного удаления, например).

2️⃣расхламление:

➡️автоматический поиск крупных файлов (сортировка всех файлов по размеру) и удаление ненужных

➡️удаление дубликатов (с помощью специальных программ)

➡️удаление ненужных файлов (уже не актуальных, мусорных)

➡️удаление того, что можно быстро найти в интернете (например, фильмов или инструкций)

➡️удаление того, что хранится непонятно зачем, на всякий случай и не представляет особой ценности

➡️удаление устаревшей информации (например, самопрезентации или анонса мероприятия, написанных год назад)

➡️сортировка фото сразу после съемки на телефоне или сразу после переноса на компьютер!

➡️в дальнейшем перенос в облако/на отдельный носитель старых файлов, которые не требуются регулярно (старых фото, если не пересматриваете, фильмов, которые хочется иметь под рукой, например, взять на дачу…)

3️⃣категоризация:

➡️медиа (фото, видео)

➡️личное

➡️семья (по детям или все вместе)

➡️работа

➡️данные (сканы паспортов и других документов) и т.д.

4️⃣организация:

Создать иерархическую, но не очень сложную структуру, локального (на компе) и облачного хранилища.

Принцип такой: что используется часто - храним ближе, что редко - дальше. И по категориям - тематикам.

Например, все фото и видео можно сложить в одну папку “Медиа” в корне диска, чтобы иметь к ним быстрый доступ. Названия папок внутри сделать такого вида “год.месяц.место/событие/понятное для вас обозначение” - так и будничные, обычные фото можно объединять просто по месяцам в конкретном году.

Также как можно ближе к корню диска разместить наиболее часто используемые папки. Не страшно, если они будут немного выбиваться из дерева папок, главное - удобство пользования и базовая логика размещения.

Чтобы понять, какие чаще нужны, если это вам не совсем понятно, можно сортировать документы по дате последнего открытия/изменения и посмотреть, какие чаще открывали и недавно, а какие давно лежат и уже неактуальны.

Создать витрину/каталог информации, базу знаний.

Для визуализации информации по каждой сфере вашей жизни, в т.ч. личной и рабочей, удобно использовать сервисы типа Trello или Notion (сейчас рекомендую смотреть на отечественные аналоги - Kaiten, Weeek, Yougile и пр., так как зарубежные грозятся уйти из России): в них в удобном наглядном виде можно хранить тексты, задачи, планы, картинки, схемы, ссылки и прочую разноформатную информацию.

5️⃣поддержание порядка:

Контроль за входящими данными

Присоединяйтесь - https://reorganize.ru/academy/digital-organization_special