Зачем бизнесу нужен резервный фонд?

Представьте: кризис, задержка платежей от клиентов, поломка оборудования или внезапный штраф. Как выживет бизнес без резервного фонда?

Рассказываем, почему его нужно создать прямо сейчас – даже если вы стартап или ИП.

🛟 «Спасательный круг» в кризис
Примеры ситуаций:
•Клиенты задерживают оплату на 2–3 месяца.
•Рынок рухнул (как в 2020-м с пандемией).
•Внезапный рост цен на сырье или аренду.

Что делает резервный фонд:
Позволяет 3–6 месяцев работать в убыток, не сворачивая проекты и не увольняя сотрудников.

Пример ситуации:
Магазин одежды пережил локдаун только благодаря резерву в 2 млн рублей. Деньги ушли на аренду и зарплаты, пока не запустили онлайн-продажи.

💳Оплата непредвиденных расходов
Откуда берутся «сюрпризы»:
•Сломался сервер? Ремонт – 150 тыс. руб.
•Проверка налоговиков ▶️штраф 300 тыс. руб.

Без резерва придется брать кредит под 20% или задерживать зарплаты.
С резервом — закрываете проблему без стресса.

📈Возможность для роста
Резервный фонд – это инструмент для рывка:
•Можно вложиться в рекламу перед сезоном.
•Купить оборудование по выгодной цене.
•Нанять топ-специалиста, пока он на рынке.

Фишка: Резерв 🟰свобода маневра, а не замороженные деньги.

Как рассчитать размер фонда:
🟠Считаем ежемесячные расходы: аренда, зарплаты, налоги, коммуналка.
Пример: 500 тыс. руб./месяц.
🟠Умножаем на 3–6 месяцев:
– Минимум: 500 тыс. × 3 = 1,5 млн руб.
– Идеал: 500 тыс. × 6 = 3 млн руб.

Для ИП и микробизнеса достаточно «подушки» в 300–500 тыс. руб.

🪙Где хранить резерв
Не стоит:
•Держать всё в наличке (риск кражи/инфляции).
•Вкладывать в крипту или акции (слишком рискованно).

Можно:
•Валютный депозит (доллары/евро) → защита от рублевой инфляции.
•Облигации с выплатой процентов ▶️доход + ликвидность.
•Отдельный расчетный счет → чтобы не смешивать с операционными деньгами.

💼Как накопить?
✔️Откладывайте 5–10% от ежемесячной выручки.
✔️Используйте «лишние» деньги (например, прибыль от сезонного спроса).
✔️Продайте ненужное: старое оборудование, непрофильные активы.

Настройте автоматическое пополнение резерва. Считайте это обязательным платежом👌

Что может быть, если не применить рекомендации:

🔻Долги: Кредиты с процентами съедят прибыль.
🔻Потеря репутации: Задержки зарплат, срыв поставок.
🔻Закрытие бизнеса: По статистике, 80% компаний без резерва не переживают форс-мажор.

СОВЕТЫ ДЛЯ ВАС:
🟢Пересчитывайте размер резерва каждые 6 месяцев.
🟢Не трогайте фонд для текущих расходов – это табу!
🟢Если использовали деньги – восполните за 3–6 месяцев.

Бухгалтерский учет в сфере общепита

Кафе, рестораны и сетевые заведения

Сектор общепита – это не только кухня и клиенты, но и сложный учет, где ошибка в списании продуктов или налогах может «съесть» всю прибыль.

Независимые заведения: гибкость и ручной контроль
Малый бизнес (ИП, кафе, пекарни)

1️⃣Учет продуктов и запасов
• Партионный контроль сроков годности (особенно для скоропортящихся товаров);
• Ежедневное списание ингредиентов по рецептурным картам;
• Инвентаризация 2–4 раза в месяц для предотвращения краж и потерь.

2️⃣Взаимодействие с поставщиками
• Фиксация цен по накладным и актам сверки;
• Учет сезонных колебаний стоимости (например, овощи зимой дороже).

3️⃣Налогообложение
• Патент или ЕНВД – популярные режимы для малого бизнеса;
• УСН «Доходы минус расходы» (15%) – если высокая себестоимость.

4️⃣Персонал
• Учет сменности и чаевых;
• Высокая текучка: расходы на обучение и налоги с зарплат.

5️⃣Кассовая дисциплина
• Обязательное использование онлайн-касс (54-ФЗ);
• Контроль среднего чека и возвратов (например, отмена заказа).

Сетевые рестораны: стандарты и автоматизация
Крупные сети, франшизы

1️⃣Логистика и централизованные закупки
• Учет через ERP-системы (SAP, 1С:Ресторан);
• Оптимизация поставок: минимизация остатков на складах.

2️⃣Управление себестоимостью
• Расчет food cost (доля стоимости продуктов в цене блюда);
• Анализ рентабельности меню (удаление непопулярных позиций).

3️⃣Налоговые нюансы
• ОСНО с НДС (часто требуется для работы с юрлицами);
• Раздельный учет доходов от доставки (Delivery Club, Яндекс.Еда) и офлайн-заказов.

4️⃣Персонал и автоматизация
• Интеграция POS-систем (R-Keeper, iiko) с бухгалтерией;
• Учет KPI официантов и поваров (скорость заказов, минимизация брака).

5️⃣Маркетинг и аналитика
• Учет акций («счастливые часы», бонусные программы);
• Отслеживание LTV (пожизненной ценности клиента).

⚠️Общие сложности для всех
▫️ СанПиН и проверки Роспотребнадзора
• Штрафы за нарушения хранения продуктов (до 500 тыс. руб.);
• Обязательное наличие журналов температурного режима холодильников.

▫️ Сезонность спроса
• Летний рост продаж в кафе vs. зимний спад;
• Резервный фонд для «мертвого сезона».

▫️ Бракованная продукция
• Оформление актов списания испорченных продуктов;
• Контроль перепроизводства (например, выпечки).

▫️ Онлайн-платежи и доставка
• Учет комиссий агрегаторов (5–15% от суммы заказа);
• Возвраты при отмене доставки.

❗️Важная рекомендация❗️
• Используйте специализированные программы: 1С:Общепит, Poster, Tillypad.
• Внедряйте сканеры штрих-кодов для учета списания.
• Проверяйте ККМ: ошибки в кассе = подозрения ФНС.

⚠️Общее правило:
Автоматизируйте рутину, держите под контролем учет и всегда имейте «подушку безопасности» на случай проверок или кризиса.

#общепит #бухгалтерия #рестораны #ИП #налоги

💼Синдром самозванца у бухгалтеров, руководителей и предпринимателей

Как перестать обесценивать свой труд…

«Я просто удачно притворяюсь»

«Мне просто повезло»

«Скоро все поймут, что я ничего не знаю»

– знакомые мысли?

Синдром самозванца – это когда успехи кажутся случайностью, а ошибки воспринимаются как доказательство своей «профнепригодности»🥺

Особенно ему подвержены те, кто работает с цифрами, ответственностью и рисками.

Важные шаги, чтобы перестать чувствовать себя «самозванцем»

✅Заведите «Дневник достижений»
• Каждый день записывайте 1-3 дела, которые вы сделали хорошо (даже мелкие):
«Помогла клиенту снизить налог на 50 тыс. руб.», «Уладила конфликт в команде», «Запустил рекламу, которая принесла 10 клиентов».
• Перечитывайте в моменты сомнений.

✅Отделяйте факты от эмоций
• Вместо: «Я провалил переговоры» ▶️«Клиент не согласился на условия, но я нашел 3 новых контакта».
• Вместо: «Я плохой руководитель» ▶️«Два сотрудника уволились, но 8 остались и показывают рост».

✅Сравнивайте себя с собой, а не с другими
• Ваш главный конкурент – вы вчера.
• Задавайте вопросы:
«Чему я научился за последний год?»
«Какие ошибки больше не повторяю?»

✅Примите, что ошибки это порой нормально
• Бухгалтер с 10-летним стахом = тот, кто когда-то забыл сдать отчет.
• Успешный предприниматель = тот, кто закрыл 3 провальных проекта.
• Руководитель = тот, кто научился на конфликтах.

✅Найдите «группу поддержки»
• Общайтесь с теми, кто:
🟠Не обесценивает ваши успехи фразами вроде «Да всем так везет».
🟠Говорит: «Ты справился, потому что ты профессионал».
Если таких людей нет, то ищите ментора или коуча.

Примеры из жизни:
💼Бухгалтер Анна: Боялась брать дорогих клиентов, считая себя «недостаточно опытной». После ведения «Дневника достижений» повысила цены в 2 раза.

💼Предприниматель Максим: После провала стартапа решил, что «не создан для бизнеса». Через полгода запустил новый проект, который сейчас приносит 430 тыс./мес.

💼Руководитель отдела Дарья: После увольнения двух сотрудников винила себя. Осознала, что это позволило нанять более сильных специалистов.

🔔В программе «1С:Управление нашей фирмой» начиная с версии 3.0.11 платежи по СБП от других компаний теперь можно регистрировать двумя способами:
🩶Как прямую оплату от покупателя
🩶Как операцию эквайринга (деньги на счет продавца поступают от имени банка).

В настройку СБП между юридическими лицами добавлена возможность выбрать вид поступления.

✅«Поступление по платежным картам» выбирается, если в выписке банка при оплате через СБП отображаются реквизиты банка
✅«Оплата от покупателя» - выбирается, если отображаются реквизиты плательщика.

В документе «Операция по платежным картам» для отражения прямой оплаты от покупателя появилась операция «Оплата счета через СБП». При выборе этой операции на закладке «Дополнительно» заполняется соответствующее «Поступление на счет».

*Информация взята с другого источника

🚀 Стратегии работы с конфликтными клиентами

Часто за конфликтами стоят скрытые страхи клиентов, пробелы в законах или даже манипуляции. Как перехватить инициативу, сохранив лицо и бизнес? Только хардкор из реальной практики.

〰️〰️〰️

🤩Почему клиент злится ДО того, как вы начали работать

Клиент кричит:

«Вы задержали отчет!»

(хотя срок сдачи еще неделя)

Что делать:
🔣Вместо оправданий задайте вопрос:

«Какой именно срок для вас критичен? Может, вы планируете кредит или проверку?»

Фишка: Часто клиент паникует из-за внутренних проблем компании (например, директор давит на него). Ваша задача - стать на добрую с клиентом сторону.

〰️〰️〰️

🤩Клиент-манипулятор: «Я уйду к конкурентам, если…»

Такие угрозы считаются попыткой получить скидку или нарушить закон («Спишите долг, или я расторгну договор»).

Ответ по схеме «СТОП»:
🤩покойствие: «Понимаю ваше недовольство».
🤩очные факты: «По договору штраф за досрочное расторжение - 30%».
🤩пции: «Давайте обсудим, как снизить ваши расходы без рисков: например, пересмотрим тариф».
🤩ауза: «Вам удобно продолжить завтра?» (манипулятору нужна реакция здесь и сейчас, а пауза обезоруживает).

〰️〰️〰️

🤩Когда клиент ошибается, но винит вас

Ситуация: Он забыл прислать документы, а теперь требует срочно сдать отчет за выходные.

Алгоритм:
🔣Пришлите скрин переписки с датами, где вы напоминали о документах.
🔣Предложите «экстренный» тариф:

«Если нужно срочно - можем подключить ночную смену, но это +50% к оплате. Как вам?».

Итог: Клиент либо согласится на условия, либо отступит, а вы сохраните репутацию и границы.

〰️〰️〰️

🤩«Двойная игра» для эмоциональных клиентов

Если клиент кричит в голосовом сообщении:
🔣Переведите эмоции в текст. Ответьте письменно:

«Как я понял из вашего сообщения, проблема (её суть). Мои действия: 1, 2, 3. Вас устраивает такой план?»

Текст структурирует хаос, а вопрос переключает клиента в рациональное русло.

〰️〰️〰️

🤩Фишка из психологии: «Правило трёх „Да“»

Перед тем как озвучить неприятное решение (например, «вам придется заплатить штраф»), задайте три уточняющих вопроса, на которые клиент ответит «да»:

«Вы же согласны, что отчетность нужно сдать в срок?»

«Если опоздать, ФНС заблокирует счет - это критично для вас?»

«Значит, важно соблюдать дедлайны?»

После этого клиенту психологически сложнее спорить с вашим выводом.

🚀 Excel в 2025

Excel – уже не просто таблицы, а мощный инструмент с ИИ, Python и облачными интеграциями.

Собрали для вас актуальные фишки 2025 года, которые сэкономят вам часы работы.

1️⃣«Живые» отчеты с ИИ-аналитикой
➜ Динамические массивы
Формулы вроде =SORT(FILTER(A2:C100; B2:B100="Москва")) автоматически обновляют данные.

➜ Microsoft 365 Copilot
Встроенный ИИ-помощник анализирует данные и предлагает идеи:
🟢«Главная» → «Copilot» → «Создать прогноз».
🟢Генерирует тексты прямо в ячейках: =COPILOT("Напиши выводы для отчёта на основе данных A2:F50").

2️⃣Автоматизация рутины
➜ Power Query + Python
Объединяйте данные из разных источников, а для сложной аналитики используйте Python:
=PY("import pandas as pd; df = pd.read_excel('данные.xlsx'); df.describe()")

→ Требуется подписка Microsoft 365.

3️⃣Новые формулы 2025
➜ XLOOKUP 2.0
Ищет по нескольким условиям и возвращает динамические диапазоны.

➜ LET для читаемых формул
=LET(
x, A2:A100/100,
y, B2:B100 * x,
SUM(y)
)

4️⃣Визуализация: 3D-дашборды
Стройте интерактивные 3D-графики и добавляйте AR-просмотр через интеграцию с Power BI.

5️⃣Безопасность
Шифрование ячеек:
🟢Используйте встроенный инструмент «Защита данных» → Пароли храните только в менеджерах (Keeper, 1Password).
🟢Автосохранение в облако: OneDrive и SharePoint интегрированы по умолчанию.

6️⃣Игры и креатив
🟢Пасхалки: Полётный симулятор (Ctrl + стрелки) остался, но теперь с 3D-эффектами.
🟢Генератор QR-кодов: Через надстройку «QR Tools» → =QR_GENERATE(A2; 200).

🚨Осторожно!
⚫️Не используйте устаревшие функции вроде ВПР – переходите на XLOOKUP.
⚫️Обновляйте Excel до последней версии для доступа к ИИ-фишкам.

📢МСП Банк начал выдавать льготные кредиты малым технологическим компаниям
Малые тех.коспании могут получить финансирование по льготной ставке «Ключ минус 7%»

📢На Госуслугах начали принимать заявки на подтверждение аккредитаций IT-компаний.
До 21.06.2025 г. IT-компании получат решение о подтверждении их аккредитации.

📢18-20 июня состоится VIII Всероссийская бухгалтерская конференция

📢Росстат сообщает, что уровень бедности среди многодетных семей сократился до 20%

📢ФНС собирается внести изменения в новую форму декларации по налогу на прибыль

💼 Что делать, если вы (ИП, ООО) или ваш клиент (если вы бухгалтер) оказались должником

Инструкция для предпринимателей и бухгалтеров: Как минимизировать потери, сохранить репутацию и избежать суда…


1️⃣Для ИП/ООО: если вы должник

Шаг 0. Прекратите паниковать и оцените масштаб
Составьте таблицу:
🤩 Сумма долга.
🤩 Срок просрочки.
🤩 Штрафы по договору.
🤩 Риски (арест счетов, банкротство).

Шаг 1. Переговоры с контрагентом

«Мы признаем долг и готовы погасить его частями. Предлагаем график: 30% сейчас, остальное — за 3 месяца»

«Можем ли мы зачесть взаимные требования? У вас тоже есть задолженность за наши услуги»

Предложите доп. выгоду (скидку на будущие услуги, бесплатную консультацию).

Шаг 2. Оформляем соглашение
Подпишите допсоглашение о рассрочке (обязательные пункты):
🤩 Новые сроки и суммы.
🤩 Отказ контрагента от штрафов при соблюдении графика.
🤩 Последствия срыва графика (например, автоматическое начисление неустойки).

Шаг 3. Варианты, если денег нет совсем
🤩 Реструктуризация долга через суд (для ООО).
🤩 Перевод долга на третье лицо (если есть «доброжелатель»).
🤩 Банкротство только как крайняя мера (риск лишения статуса ИП для предпринимателей).

2️⃣Для бухгалтеров: если ваш клиент должник

Шаг 1. Аудит документов
Проверьте:
🤩 Есть ли акт сверки с подписью контрагента?
🤩 Не истек ли срок исковой давности (3 года)?
🤩 Нет ли встречных требований к кредитору (можно зачесть).

Шаг 2. Помогите составить письмо контрагенту
Структура письма:
• Признание долга.
• Причины просрочки (кратко, без оправданий).
• Предложение по графику погашения.
• Упоминание о взаимовыгодном сотрудничестве.

Шаг 3. Действия, если контрагент подал в суд
🤩 Подайте возражение на иск (если есть основания: например, неверный расчет суммы).
🤩 Ходатайствуйте о рассрочке исполнения решения суда.
🤩 Используйте встречный иск, если кредитор нарушил свои обязательства.


3️⃣ Ошибки, которые превращают долг в катастрофу

• Игнорировать претензии: Молчание = согласие с требованиями.
• Переводить деньги без письменного соглашения: Контрагент может потребовать всю сумму сразу.
• Платить «в черную»: Без документов платеж не зачтут в счет долга.

4️⃣ Как защититься от будущих долгов

Для ИП/ООО:
🤩 Включайте в договоры пункт о рассрочке при форс-мажоре.
🤩 Создайте «финансовую подушку» в размере 3-6 месячных расходов.

Для бухгалтеров:
🤩 Настройте автоматические напоминания клиенту о приближении сроков оплаты.
🤩 Раз в квартал делайте сверки с контрагентами.

❗️ «5 действий при просрочке»
🤩 Подтвердите долг актом сверки.
🤩 Назначьте переговоры.
🤩 Зафиксируйте новые условия на бумаге.
🤩 Уведомите налоговую о реструктуризации (если долг критичен).
🤩 Проконсультируйтесь с юристом.

⏳ Техники для бухгалтеров и руководителей, когда задач - как снега зимой

Когда горит всё, а мозг кричит: «Спасите!», важно не метаться, а управлять хаосом системно.

Подготовили для вас практические методы из жизни, которые не дадут вам закопаться в рутине и спасут от выгорания.

1️⃣«Правило 5 пальцев» для срочного выбора
Задайте каждой задаче 5 вопросов (по пальцам руки):

🔵Большой

«Что случится, если НЕ сделать это сегодня?»

(штраф, срыв сделки, гнев клиента)

🔵Указательный

«Кого нужно подключить?»

(налоговый инспектор, программист 1С)

🔵Средний

«Сколько времени займет?»

(15 минут или 3 часа)

🔵Безымянный

«Можно делегировать?»

(да/нет)

🔵 Мизинец

«Что будет, если сделать это завтра?»

(риск увеличится или нет)

Пример:
Нужно сдать НДС-отчет.
🔜Палец 1: Штраф 5% от суммы налога.
🔜Палец 5: Завтра последний день. Вывод: Делать сейчас!

2️⃣ «Стоп-лист»: чем НЕ надо заниматься

Составьте список дел, которые крадут время, но не влияют на результат:
🔵Перфекционизм в оформлении внутренних отчетов.
🔵Ручная проверка данных, которые можно сверить через Excel-формулы.
🔵Участие в совещаниях без четкой повестки.
Фишка: Каждую неделю пересматривайте список.

3️⃣Если задачи сыпятся от клиентов: «Правило 3D»

🔤elete (удалить)
Отказаться от задач, которые клиент может решить сам («Напомните, как скачать выписку из ЭДО?» 🔜 «Инструкция у вас в телеграм-чате»).
🔤elegate (делегировать)
Передать ассистенту или автоматизировать («Платежки - через ваш личный кабинет банка»).
🔤o (делать)
Оставить только то, что требует вашей экспертизы (спор с налоговой)

🤝Требования к бухгалтеру и предпринимателю

Как создать идеальный тандем

Успешное сотрудничество между предпринимателем и бухгалтером наиболее возможно при четких «правилах игры».

Какие требования стоит зафиксировать с обеих сторон, чтобы избежать конфликтов, штрафов и взаимного разочарования:

📌 Что предприниматель вправе требовать от бухгалтера

Профильная экспертиза
✏️ Знание вашей ниши: учет в IT, общепите, строительстве и т.д. – это разные вселенные.
✏️ Работа с вашими инструментами: 1С, Контур, СБИС, Excel на уровне продвинутого пользователя.

Соблюдение дедлайнов
✏️ Не «отчет сдам когда-нибудь», а конкретные сроки: «Декларация по НДС будет готова за 3 дня до крайней даты».

Прозрачность и доступность
✏️ Ответы на срочные вопросы в течение 2-4 часов (если не в отпуске).
✏️ Ежемесячный финансовый дайджест: что сделано, какие риски обнаружены, что ждет бизнес в следующем месяце.

Проактивность вместо реактивности
✏️ Предупреждать о грядущих изменениях в законах.
✏️ Инициативно предлагать оптимизацию налогов в рамках
закона.

Честность
✏️ Если бухгалтер ошибся, то признает это и исправляет за свой счет (прописано в договоре).
✏️ Отказ от «серых» схем, даже если клиент настаивает.

📌 Что бухгалтер вправе требовать от предпринимателя

Документы вовремя и в полном объеме
✏️ Первичка, акты, накладные - не «кидайте в общий чат», а структурированно (например, через Диск с датами).
✏️ Если документы задерживаются, то предупреждать заранее, а не в день сдачи отчета.

Уважение к профессиональным границам
✏️ Не требовать работать в выходные, если это не оговорено в договоре.
✏️ Не вмешиваться в учет без согласования («Я сам поправлю проводки» может привести к катастрофе).

Оплата без задержек
✏️ Просрочка платежа за услуги - повод приостановить работу (прописывайте это в договоре).

Четкие вводные
✏️ Если планируете новое направление (например, начать экспорт), сообщите бухгалтеру до подписания контракта.
✏️ Не меняйте УСН на ОСНО посреди квартала без анализа последствий.

Доверие и диалог
✏️ Если вы не согласны с рекомендациями, то не игнорируйте, а обсудите. Возможно, бухгалтер не учел нюанс.

📕 Как зафиксировать требования
Договор:
🔵 Сроки сдачи отчетности.
🔵 Ответственность за ошибки.
🔵 Условия оплаты и приостановки услуг.

Регламент работы:
🔵 Какие документы, куда и когда передавать.
🔵 Частота созвонов и форматы отчетности.

Красные флаги для обеих сторон
❌ Для предпринимателя: Бухгалтер избегает прямых ответов, не называет конкретных сроков, не учится новому (например, не знает про онлайн-кассы в 2025 г.).
❌ Для бухгалтера: Клиент платит с задержками, присылает фото чеков вместо сканов, требует «договориться с налоговиками».

📌 Чек-лист при выборе бухгалтера
🔵 Проверьте отзывы в нише, похожей на вашу.
🔵 Попросите разобрать кейс из вашей практики (например, учет криптовалютных операций).
🔵 Убедитесь, что он работает с вашим софтом.

📌 Чек-лист при поиске клиента (для бухгалтера)
🔵 Клиент готов подписать договор с четкими условиями.
🔵 У него есть понимание, что учет – основа бизнеса, а не «нужная бумажка».
🔵 Нет запросов в духе «сделайте мне нулевой НДС без оснований».